Questions les plus fréquement posées
- Présentation Générale du logiciel Winlassie
- Se connecter et gérer son mot de passe
- Les notions d'utilisateur, de profil et de niveaux d'accès
- Les notions de filtres et de vues
- Gérer "Mon compte"
- Les fonctionnalités transverses
- La RGPD
- La signature électronique
Présentation générale du logiciel Winlassie
Lexique des termes de votre logiciel
- MODULE : Chaque module est un ensemble des fonctionnalités du logiciel accessibles en fonction de vos niveaux d’accès.
Il existe le module Administratif, le Module Evènements, le Module Risques, le Module Aptitudes et le Module Pilotage. Chaque MODULE est représenté par un symbole qui lui est propre. - FONCTIONNALITÉS : Elles sont réparties sur la gauche de votre écran et permettent d’utiliser chaque module en fonction de votre niveau d’accès.
- PAGE : Une page est un ensemble d’informations réparties en blocs, pour laquelle on va pouvoir appliquer des droits d’accès en consultation, création, modification, suppression et export.
- BLOC : élément d’une page. Il est possible de masquer les données qui y sont présentes, lors de la définition des niveaux d’accès.
CHAMPS OBLIGATOIRES : lors de la saisie d’un élément dans l’outil, il est obligatoire de saisir certains champs de la page. Si cela n’est pas fait, il ne sera pas possible de valider et d’enregistrer les données. Ces champs sont matérialisés par un astérisque situé à droite du champ à compléter.
Par exemple, lors de la création d’une Fiche Employé, il est obligatoire de saisir son nom, son prénom et son affectation pour valider la fiche.BOUTONS : icônes permettant de lancer des tâches ou des « actions » sur l’outil, accessibles en fonction des niveaux d’accès.
Architecture du logiciel
L’ARCHITECTURE GENERALE
L’interface se présente en 3 grandes parties :
- Le bandeau supérieur
- Le bandeau latéral
- Le corps de la page
LE BANDEAU SUPERIEUR
Le bandeau supérieur contient, de gauche à droite :
- Un bouton gérant l’affichage ou non du bandeau latéral
- Les onglets des différents modules auxquels l’utilisateur a accès (Événements, Risques, Aptitudes…)
- Des boutons supplémentaires liés à l’administration générale : Filtres, Actions, Notifications, Administration
LE BANDEAU LATERAL
Le bandeau latéral contient, de haut en bas :
LE CORPS DE LA PAGE
Le corps de la page contient :
- L’en-tête : indique la page ouverte, les actions possibles et le chemin d’accès.
Se connecter et gérer son mot de passe
Comment se connecter au logiciel Winlassie
Comment se connecter ?
Entrez l’adresse du site dans la barre d’adresse de votre navigateur.
L’adresse prend cette forme https://xxxx.winlassie.com/
Vous arrivez sur une page de connexion vous demandant de renseigner votre nom d’utilisateur et votre mot de passe :
- Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans les champs correspondants.
- Appuyez sur le bouton «Identification», ou sur la touche «Entrée» de votre clavier.
En cas d’erreur, un message vous invitera à réessayer.
Attention : Le mot de passe doit contenir au moins 8 caractères: à minima une majuscule, une minuscule et un caractère spécial !
Recommencez l’opération. Si le message d’erreur persiste, vous pouvez cliquer sur « Mot de passe oublié », ou contacter votre administrateur réseau.
Comment modifier ou réinitialiser son mot de passe ?
Réinitialiser son mot de passe
En cas de perte du mot de passe, vous pouvez le réinitialiser grace au lien « Mot de passe oublié ? » situé sous le bouton « Identification« .
Vous n’avez plus qu’à entrer l’adresse e-mail liée à votre compte, et à cliquer sur le bouton « Réinitialiser mon mot de passe« .
Vous recevrez un e-mail avec un nouveau mot de passe.
Modifier son mot de passe
La modification du mot de passe se situe dans votre sélection de profil > Changer mon mot de passe.
Sur cette page, vous pouvez changer de mot de passe en quelques secondes en remplissant les champs et en cliquant sur le bouton « Changer mon mot de passe« .
Attention : Le mot de passe doit contenir au moins 8 caractères : à minima une majuscule, une minuscule et un caractère spécial !
Les notions d'utilisateur, de profil et de niveaux d'accès
Utilisateurs, profils et niveaux d'accès - Définitions
QU’EST-CE QU’UN UTILISATEUR ?
C’est une personne physique ayant un compte sur le logiciel lui permettant d’accéder à ce dernier. Il possède donc un login et un mot de passe lui permettant d’accèder au logiciel.
Il doit avoir au moins un profil défini.
Attention à ne faut pas confondre utilisateur et employé. La fiche « Employé » contient les informations d’un salariés c’est-à-dire des données sur une personne physique, notamment son identité, ses coordonnées, son emploi et ses employeurs… Elle n’est pas reliée à une compte utilisateur, même si l’employé mentionné peut aussi avoir un compte utilisateur. De la même manière, un utilisateur peut ne pas figurer dans la liste des employés.
QU’EST CE QU’UN PROFIL ?
Un profil est constitué d’un niveau d’accès et d’un filtre général et permet de définir ce à quoi l’utilisateur a accès dans l’outil.
Par exemple, un profil Administrateur aura accès à l’ensemble des données et des modules sur l’outil. Un profil restreint comme Membre du service HSE ou du Service RH n’aura peut être accès qu’à une partie des informations afin de garantir une confidentialité.
Un utilisateur peut posséder plusieurs profils afin de naviguer entre les différents droits d’accès attribués à ses équipes par exemple.
Exemple : Luc est responsable HSE de la région Sud-est. Son profil «Région Sud-est» lui donne un niveau d’accès «gestionnaire», et un filtre général «Région Sud-est» restreint les données auxquelles il a accès aux seules données concernant les entités de la région Sud-est. Marie, qui est à la fois responsable de la région Nord-est et responsable des services marketing de toutes les régions, possède deux profils. Le profil «Région Nord-est», avec un niveau d’accès «gestionnaire», et un filtre général «Région Nord-est», et un profil «Marketing», avec un niveau d’accès «gestionnaire», et un filtre général «Marketing» qui restreint les données auxquelles elle a accès aux données concernant toutes les entités marketing de toutes les régions.
L’utilisateur peut passer rapidement d’un profil à un autre en allant sur la petite flèche à côté du nom du profil actuel, et en sélectionnant le profil désiré dans le pop-over qui s’ouvre.
QU’EST CE QU’UN NIVEAU D’ACCES ?
Un niveau d’accès permet de définir ce qu’un utilisateur peut faire des données, parmi les actions suivantes:
- Visualisation : L’utilisateur peut consulter les données.
- Ajout : L’utilisateur peut ajouter des données, en créant une fiche employé par exemple.
- Modification : L’utilisateur peut modifier des données, en changeant l’adresse d’un employé par exemple.
- Suppression : L’utilisateur peut supprimer des données.
- Extraction : L’utilisateur peut extraire des données.
Les niveaux d’accès sont paramétrables uniquement par les administrateurs.
Les principes de filtres et de vues
Les filtres
LE PRINCIPE DES FILTRES
Les filtres sont les outils qui vont permettre d’effectuer un tri dans les données du logiciel, afin de rendre l’affichage et les analyses de données plus pertinents.
Il existe trois façons de trier ses données sur l’outil :
- Les filtres généraux sont appliqués par profil. Ils sont paramétrés et imposés par les administrateurs.
- Les filtres personnalisés sont créés par les utilisateurs, qui peuvent choisir de les appliquer ou non. Ils peuvent être utilisés sur tous les profils de l’utilisateur. Ils permettront de filtrer les données par entités.
- Les vues permettent de filtrer des données selon des critères spécifiques aux modules.
Les filtres s’appliquent à l’ensemble des modules, contrairement aux « vues » qui ne concernent qu’un module à la fois. Les filtres ne concernent que les entités (soit les périmètres de votre société).
Les filtres personnalisés s’appliquent en plus des filtres généraux !
Exemple : Luc est responsable des entités marketing de son entreprise. Son administrateur peut créer un filtre général pour faire en sorte que Luc ne voit que les employés et les données des entités marketing. Luc, qui désire se concentrer certains jours sur l’entité Sud-ouest, peut créer un filtre personnalisé qui ne laissera plus apparaître que les employées et données de cette entité. Aujourd’hui, il veut se concentrer sur les employés de plus de 50 ans. Il peut créer une vue dans le module employés pour restreindre les données à cette partie des employés.
LES FILTRES GENERAUX
Les filtres généraux sont appliqués par profil. Ils sont paramétrés et imposés par les administrateurs. Ils permettent de filtrer les données par secteur définis par les entités !
La gestion des filtres généraux se situe sur la petite roue crantée située en haut à droite de votre page, puis sélectionnez la fonction « Filtres ».
En sélectionnant la fonction Filtres, vous arrivez sur la page d’accueil de vos filtres.
Selon vos niveaux d’accès, vous pouvez :
- Voir les filtres
- Modifier les filtres
- Ajouter un filtre
LES FILTRES PERSONNALISES
Les filtres personnalisés sont créés par les utilisateurs qui peuvent choisir de les appliquer ou non. Ils peuvent être utilisés sur tous les profils de l’utilisateur. Ils permettront de filtrer les données par secteur définis via les entités.
Attention : Vous ne pouvez utiliser qu’un filtre personnalisé à la fois.
Ils permettent de trier les données par entités, comme les filtres généraux.
Exemple : Le filtre « Nord-est » fait le tri entre les données des entités, en ne conservant que celles des entités enregistrées comme faisant partie du « Nord-est ».
Les vues
RAPPEL SUR LE PRINCIPE DU TRI DES DONNEES SUR LE LOGICIEL
Il est possible d’effectuer un tri dans les données du logiciel, afin de rendre l’affichage et les analyses de données plus pertinents.
Il existe quatre façons de trier ses données sur l’outil :
- Les filtres permettent de filtrer les données par secteurs définis par les entités :
- Les filtres généraux sont appliqués par profil. Ils sont paramétrés et imposés par les administrateurs.
- Les filtres personnalisés sont créés par les utilisateurs, qui peuvent choisir de les appliquer ou pas. Les utilisateurs ayant créé lesdits filtres sont les seuls à pouvoir en disposer, les appliquer, les modifier. Ils peuvent être utilisés via tous les profils de l’utilisateur. Ils permettront de filtrer des entités.
- Les vues permettent de filtrer des données selon des critères spécifiques aux modules :
- Les vues générales sont créées par des utilisateurs de type « Administrateur » de l’application. Comme les vues personnalisées, elles peuvent être paramétrées avec les mêmes options. Elles sont ensuite attribuées à d’autres utilisateurs par le biais des groupes, des niveaux d’accès voire la liste des utilisateurs directement.
- Les vues personnalisées sont créées par les utilisateurs, qui peuvent choisir de les appliquer ou pas. Les utilisateurs ayant créé lesdites vues sont les seuls à pouvoir en disposer, les appliquer, les modifier. Elles peuvent être utilisées via tous les profils de l’utilisateur.
Les « vues » ne concernent qu’un module à la fois contrairement aux filtres qui s’appliquent à l’ensemble des modules.
Exemple : Luc est responsable des entités marketing de son entreprise. Son administrateur peut créer un filtre général pour faire en sorte que Luc ne voit que les employés et les données des entités marketing. Luc, qui désire se concentrer certains jours sur l’entité Sud-ouest, peut créer un filtre personnalisé qui ne laissera plus apparaître que les employées et données de cette entité. Aujourd’hui, il veut se concentrer sur les employés de plus de 50 ans. Il peut créer une vue dans le module employés pour restreindre les données à cette partie des employés.
LES VUES GENERALES
Les vues générales sont des filtres spécifiques aux données d’un module. Elles sont créées par des utilisateurs de type « Administrateur » de l’application. Elles sont ensuite attribuées à d’autres utilisateurs par le biais des groupes, des niveaux d’accès voire la liste des utilisateurs directement.
La gestion des « Vues générales » se situe dans le module Administration > Vues.
En sélectionnant la fonction « Vues« , vous arrivez sur la page d’accueil de vos vues.
Selon votre niveaux d’accès, vous pouvez :
- Voir les vues
- Modifier les vues
- Ajouter des vues
LES VUES PERSONNALISEES
Les vues personnalisées peuvent être créées par tous les utilisateurs, contrairement aux vues générales. Elles sont présentes sur presque toutes les fonctionnalités permettant un tri par thématique (Employés, Formations, Visites médicales, Habilitations…)
Exemple : Vous pouvez créer une vue pour ne voir que les données concernant les employés en CDI dans le module « Administratif », ou ne concernant que les accidents de travail avec arrêt dans le module « Evènements« …
Visualisation rapide de la vue en cours
En survolant le bouton « Vues » en haut à droite de votre écran depuis une fonctionnalité donnée, vous pouvez visualiser la vue en cours d’application.
Si vous n’avez pas de vue appliquée, la « Vue instantanée » sera appliquée par défaut.
Changer de vue
Vous pouvez basculer d’une vue à une autre, qu’il s’agisse d’une vue générale ou d’une vue personnalisée, en cliquant sur le bouton de type « Toggle » à gauche du nom de la vue.
Si et seulement si il s’agit d’une « Vue personnalisée« , vous pourrez également modifier ou supprimer la vue avec les boutons disposés à droite du nom de la vue.
Gérer "Mon Compte"
Comment gérer l'accès à son profil
Chaque utilisateur va pouvoir accèder à son « profil » via le menu Utilisateur. Cet accès permet à chacun de passer rapidement d’un profil à l’autre, de se déconnecter, de changer votre mot de passe, ou de se rendre sur la partie du site concernant son compte.
En cliquant sur la petite flèche dans le menu utilisateur, une fenêtre pop-over s’ouvre et vous permet d’activer ou désactiver un profil, d’accéder à votre compte, de changer de mot de passe ou de se déconnecter.
Comment gérer ses données personnelles
L’accès aux données personnelles se situe sur l’accès au profil de l’utilisateur en utilisant le bouton « Mon Compte« .
Les données personnelles sont liées à un compte utilisateur.
- Un premier bloc concerne les informations relatives à l’utilisateur lui-même (nom, prénom, e-mail…).
- Le second bloc concerne les différents profils liés à ce compte utilisateur (noms, niveaux d’accès, filtres appliqués…).
Vous pouvez modifier vos données personnelles à l’aide du bouton « modifier mes données personnelles ».
En revanche, ce n’est pas ici que vous pourrez modifier les informations relatives aux profils. Il vous faudra posséder les droits d’accès nécessaires, et vous rendre dans le menu « administration« , fonction « utilisateurs ».
Les fonctionnalités transverses
Les dashboards
Le Dashboard est la page d’accueil de chaque module, entièrement dédiée à l’affichage d’analyses de données en rapport avec le module sélectionné. Elle est propre à chaque utilisateur car est personnalisable par utilisateur.
L’affichage du Dashboard dépend des analyses de données préalablement paramétrées dans chacun des modules.
Afin de pouvoir l’utiliser, il est nécessaire de procéder à une première étape de paramétrage des Analyses de données ainsi qu’une saisie des informations concernant le Module dans l’outil.
Pour de plus amples informations, rendez-vous sur la documentation de chacun des modules sur la partie « Analyses de données ».
Il reprendra sous forme de graphiques les données renseignées dans le Module.
En allant sur le bouton «Configurer le dashboard» représenté par les trois roues crantées à droite de votre page, il est possible de :
- passer en mode édition pour sélectionner une ou plusieurs analyses de données et les ajouter dans l’écran d’accueil ;
- sauvegarder le dashboard.
Vous pouvez mettre en forme la présentation de votre Dashboard. Pour ce faire, il faut être en mode édition: vous pouvez ainsi gérer leur emplacement et taille via un « glisser-déposer » ou les supprimer via la croix située en haut à droite du bloc.
Attention : pensez à sauvegarder les modifications une fois effectuées via « Sauvegarder le Dashboard ». En effet, si vous avez effectué une des modifications précédemment citées, lorsque vous sortirez de cette page, la nouvelle mise en forme sera conservée. En revanche, si vous n’avez pas sélectionné cette option, la nouvelle mise en page ne sera pas sauvegardée.
Les actions
Le module « Actions » permet de mettre en place et de gérer des « actions » à planifier, réaliser et suivre par l’ensemble des utilisateurs.
Vous pourrez suivre aisément leur avancement grâce à des jalons et une jauge en pourcentage. Chacun peut mettre en place et suivre des plans d’actions au sein de la société.
Les actions peuvent être liées et rattachées à tout ou partie des fonctionnalités / enregistrements de l’application comme le
document unique via le Module Risques, les accidents, signalements et maladies professionnelles via le Module Evénements, les opérations via le Module Pilotage ou encore aux évaluations de compétences de vos collaborateurs via le Module Aptitudes.
Pour rejoindre le module « Actions » positionnez-vous en haut à droite de votre écran
La fenêtre pop-over vous propose d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités du module « Actions ».
« Actions » est un module à part entière du logiciel puisqu’il est également composé des fonctionnalités « Dashboard » et « Analyses de données ».
Si vous sélectionnez l’entrée de menu « Actions« , vous arrivez sur la page d’accueil qui présente la liste des actions, avec à gauche la jauge d’avancement en pourcentage.
Sur cette page, selon votre niveau d’accès, vous pourrez :
- Créer une nouvelle action
- Visualiser une action existante
- Modifier une action existante
Avant de pouvoir créer des actions, quelques paramétrages sont à prévoir.
Les Processus
La gestion des processus se situe dans la partie « Administration Générale » symbolisée par la roue crantée en haut à droite de votre écran puis sur Processus.
Les processus sont des ensembles d’étapes organisées en embranchements, que l’utilisateur va pouvoir valider ou faire valider et orienter selon le déroulé des événements.
Ce sont des circuits de validation et/ou d’information à un ou plusieurs interlocuteurs.
Ils sont déclenchés à la suite de la création ou la mise un jour d’un élément sur Winlassie (exemple : création d’un signalement, mise à jour d’une action, …), que l’utilisateur va pouvoir valider et orienter selon le déroulé des événements.
À chaque étape du processus, un workflow (: circuit de validation ou d’information) peut être envoyé à un destinataire par mail à un ou plusieurs intervenants désignés.
La définition des processus est libre et déterminée en fonction des niveaux d’accès. Tout utilisateur, suivant son niveau d’accès, aura la possibilité potentiellement de créer, modifier, supprimer un processus.
Une fois déclenché, un processus se matérialise sous un bloc de la page concernée.
Les Alertes
Il existe deux types d’alertes :
Le but de ces deux alertes est identique : recevoir une notification et/ou un mail lorsqu’un évènement dont vous voulez être tenu informé survient prochainement. Comme par exemple la date de fin de validité d’une habilitation. Ces alertes sont déclenchées si une manipulation de saisie ou de modification a été réalisée dans l’outil.
Toutes les procédures de configurations d’alertes générales sont strictement identiques aux procédures de configuration des alertes personnalisées. Seul leur emplacement diffère.
Pour configurer une alerte du menu Administration / Alerte Générale : cliquez sur l’icône « Administration » en haut à droite de votre écran représenté par une petite roue crantée, et sélectionnez la fonction « Alertes« .
Pour configurer une alerte du menu Utilisateur / Alerte Personnalisée : cliquez sur profil à gauche de votre écran pour accèder à « Mon Compte » puis sur Alertes personnalisées.
Les analyses de données
La gestion des analyses de données est disponible via les entrées de menu « Analyses de données » pour les modules suivants :
– Administratif
– Evénements
– Risques
– Aptitudes
– Radioprotection
– Pilotage
– Actions
La page « Analyses de Données« , vous permet de créer, voir ou modifier des analyses de vos données en fonction de vos niveaux d’accès.
La constitution des analyses de données se fait via une modale nommée « Assistant d’analyse de données« .
Pour ajouter une analyse de données il suffit depuis la page de liste des analyses de données du module souhaité de cliquer sur « Ajouter une analyse de données« , ou depuis une page de visualisation d’une analyse de données de cliquer sur « Actions > Ajouter« .
Il est également possible de dupliquer une analyses de données, ce qui consiste à reprendre le paramétrage d’une analyse visualisée, à l’exception de son code et de son nom. Pour ce faire, il suffit depuis une page de visualisation d’une analyse de données de cliquer sur « Actions > Dupliquer« .
Lors de la création, de la duplication et de la modification d’une analyse de données, les champs obligatoires sont :
- La période sur laquelle se porte l’analyse (Manuel, Automatique ou Depuis la dernière connexion : voir ci-dessous pour le détail) → Ne concerne pas le type « Tableau » ;
- Le type d’analyse et les critères ;
- Le filtre et la vue à appliquer ;
- Le mode de restitution ;
- Le code et le nom de l’analyse.
Les rapports
La fonction Rapports, permet de créer des rapports avec les analyses de données propres au module depuis lequel la fonctionnalité est utilisée.
Il est possible par la suite de les générer et de les télécharger au format PDF ou XLSX.
Le but de l’outil est de créer un rapport unique mais utilisable par l’ensemble des utilisateurs ayant les autorisations requises. Ces derniers pourront donc utiliser autant de fois les rapports pré-paramétrés qu’ils le souhaitent.
Il n’y aura qu’un « squelette » par thématique qui pourra donc être utilisé par tous et sera charté en fonction de vos besoins.
Afin de créer un rapport, cliquez sur le bouton « Ajouter un rapport« . Vous arrivez sur la page de « Création d’un rapport« .
La RGPD
Gérer la RGPD
La Règlementation Européenne sur la Protection des Données Personnelles est entrée en vigueur le 25 Mai 2018.
Cette réforme a pour objectif d’unifier le cadre juridique pour l’ensemble de l’Union européenne, avec un dispositif reposant sur une logique de conformité. Pour ce faire, les responsables des traitements et le sous-traitant devront mettre en place des mesures de protection appropriées.
Certaines informations saisies dans votre outil sont concernées par la nouvelle réglementation.
L’ensemble de nos équipes a mis en place différentes actions pour nous y conformer et vous aider à la respecter :
- Désignation d’un DPO : un délégué à la protection des données a été désigné. En cours de certification RGPD, il aura un rôle de conseil d’information, mais aussi de contrôle vis-à-vis de la réglementation.
- Registre des traitements : en cartographiant l’application, nous avons mis en place un registre des traitements, avec pour objectif d’assurer la traçabilité des accès aux données sensibles de l’outil. Responsable, heure et traitement sont consignés dans un registre afin de faciliter la fourniture de preuve d’accès.
- Échanges de documents chiffrés : pour garantir la plus grande confidentialité, les fichiers échangés avec vous (interfaces, imports, documents métiers) seront chiffrés au travers d’un outil fourni lors de l’ouverture de notre service SAAS. Cet outil est en cours de certification par nos ingénieurs plateformes SAAS.
- Sensibilisation de nos collaborateurs : pour faire face aux nouvelles exigences du RGPD, nos équipes ont été formées aux nouvelles contraintes d’applicabilité et seront à même de vous renseigner sur les impacts de la RGPD vis-à-vis du logiciel et des données sensibles manipulées.
La signature électronique
La signature électronique des titres avec YouSign©
A partir des versions 2.22, Winlassie Online permet, uniquement dans le cadre de l’édition des titres d’habilitations, de signer électroniquement ces documents via l’application Yousign©
Grâce à ces circuits de signatures électroniques, plus besoin d’imprimer physiquement les documents, puis de les scanner pour les remonter dans l’application une fois signé par le ou les signataires souhaités : gain de temps, fiabilité, disponibilité de la donnée.
Ce service de signature électronique fait l’objet d’une prestation dédiée, il n’est pas possible de l’activer dans votre environnement Winlassie Online sans l’assistance de Gamma Software.
Merci de bien vouloir vous rapprocher de nos équipes commerciales (commercial@winlassie.com) afin d’obtenir plus d’informations sur cette prestation et sa mise en œuvre.